Belge listesini doğru hazırlamak için başvuruyu kimin yapacağını, hangi adresin kullanılacağını ve işletmenin hangi kayıtlara ihtiyaç duyacağını belirlemek gerekir. Böylece gerekli bilgiler baştan tamamlanır, işlemler daha düzenli ilerler.
Bu rehberde “şahıs şirketi” ifadesi, günlük kullanımda bu adla anılan tek kişilik şahıs işletmesini anlatmaktadır.
Şahıs Şirketi Açılışında Hazırlanacak Bilgi Ve Belgeler
Aşağıdaki tablo, başvuru öncesinde hazırlanacak bilgileri ve duruma göre gündeme gelebilecek belgeleri gösterir:
| Bilgi Veya Belge | Hangi Durumda Hazırlanır? |
|---|---|
| Kimlik belgesi ve kimlik bilgileri | İşletme sahibinin kimliğinin doğrulanması için |
| İşe Başlama/Bırakma Bildirimi | Vergi dairesine işe başlamanın bildirilmesi için |
| Açık işyeri adresi ve kullanım bilgileri | Faaliyetin yürütüleceği adresin doğru bildirilmesi için |
| Faaliyet konusu, NACE kodu ve başlangıç tarihi | İşletmenin yapacağı işin ve mükellefiyet bilgilerinin belirlenmesi için |
| Kira veya adres kullanım sözleşmesi | Kiralık işyeri, ev veya sanal ofis ilişkisinin belgelendirilmesi gereken işlemlerde |
| Mülkiyet bilgileri | Kullanılacak adresin işletme sahibine ait olduğu durumlarda |
| Yetkilendirme sözleşmesi veya vekâletname | Başvurunun yetkili bir temsilci aracılığıyla yürütülmesi halinde |
Tablodaki her belge, bütün başvurularda zorunlu bir ek değildir. Vergi dairesi açılışı, ticaret sicili, oda kaydı ve ruhsat işlemleri kendi belge koşullarına göre yürütülür.
Kimlik Belgesi Ve İşe Başlama Bildirimi
Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik kartı ve T.C. kimlik numarası temel kimlik bilgileridir. Şahsen yapılan başvurularda kimlik belgesinin kontrol amacıyla ibrazı gerekir; online başvuruda ise kullanılan hizmetin kimlik doğrulama süreci izlenir.
İşe başlama bildirimi, faaliyetinizin vergi dairesine bildirilmesini sağlayan temel başvurudur. Bildirimde işyeri adresi, faaliyet ve başlangıç bilgilerinin fiilî durumla uyumlu olması gerekir.
Gerçek kişilerde bildirim, işe başlama tarihinden itibaren 10 gün içinde yapılır. Başvuru; Dijital Vergi Dairesi, ilgili vergi dairesi veya posta yoluyla gerçekleştirilebilir.
Bu nedenle belge hazırlığını tamamlamayı beklerken bildirim süresinin geçirilmemesi, başlangıç tarihinin de gerçek duruma uygun belirlenmesi önemlidir.
İşletme Adresine Göre Hazırlanacak Belgeler
Adres hazırlığında, taşınmazın kime ait olduğu ve hangi ilişkiye dayanılarak kullanılacağı netleştirilmelidir. Bu bilgileri destekleyen belgelerin dosyada bulunması, gerektiğinde açıklama ve doğrulama yapılmasını kolaylaştırır.
Kiralık Ev Veya İşyerinde Kuruluş
Kira sözleşmesini; kiraya verenin bilgileri, açık adres, kira tutarı ve kullanım dönemi okunabilir olacak şekilde hazırlayın. Sözleşmedeki adres ile başvuruda bildirilen adresin birbiriyle uyumlu olmasına dikkat edin.
Evin bir bölümü iş için kullanılacaksa, kullanım biçimi ve kira ilişkisinin vergisel sonuçları mali müşavirle birlikte değerlendirilmelidir. Vergi açılışında istenen belgeler ile başka kurumların adresi doğrulamak için isteyebileceği belgeler ayrı incelenmelidir.
Mülkiyeti Size Ait Olan Adreste Kuruluş
İşletme kendi taşınmazınızda açılacaksa mülkiyet ve adres bilgilerini hazırlayın. Tapu kaydının gerektiğinde temin edilebilir olması, ilgili işlemleri kolaylaştırır.
Tapu fotokopisi, bütün vergi açılışları için otomatik olarak zorunlu bir ek kabul edilmemelidir. Başvuru ve varsa diğer kayıt işlemlerinin güncel talepleri esas alınmalıdır.
Aile bireyine veya başka bir kişiye ait adres kullanılacaksa, adresin hangi hukuki ilişkiye dayanılarak kullanılacağı ayrıca açıklığa kavuşturulmalıdır.
Sanal Ofiste Kuruluş
Sanal ofis kullanılacaksa hizmet sağlayıcıyla yapılan ve adres kullanımını açıklayan sözleşme hazırlanmalıdır. Sözleşmedeki adres, hizmet kapsamı ve kullanım başlangıcı başvuru bilgilerinizle uyumlu olmalıdır.
Seçilen adresin faaliyetiniz için uygunluğu da kontrol edilmelidir. Özellikle özel fiziki koşul veya ruhsat gerektiren işlerde, adres seçimi ilgili mevzuatla birlikte değerlendirilir.
Mali Müşavir Aracılığıyla Başvuruda Yetkilendirme
Kuruluş işlemlerinin mali müşavir tarafından yürütülmesi halinde, yapılacak işlemlere uygun yetkilendirme gerekir.
GİB’in açıklamalarına göre, mükellef imzası bulunmayan işe başlama bildiriminin meslek mensubunca imzalandığı durumda; bildirim yetkisini kapsayan vekâletname veya gerekli koşulları taşıyan sözleşme aranır. Dolayısıyla noter vekâletnamesi, her mali müşavir aracılı başvuruda tek yetkilendirme yöntemi değildir.
Hizmet sözleşmesinin kuruluş işlemlerini kapsayıp kapsamadığı ve hangi işlemler için ayrıca yetki gerektiği baştan belirlenmelidir. İşe başlama bildirimini verme yetkisi ile diğer kurumlar nezdinde işlem yapma yetkisi aynı kapsamda olmayabilir.
İmza Beyannamesi, Fotoğraf Ve Oda Kayıt Evrakları
İmza beyannamesi ve fotoğraf gibi belgeler, ticaret sicili veya oda kaydı aşamasında gündeme gelebilir. Gereklilik, başvurulan kuruma ve işlem türüne göre kontrol edilmelidir.
Örneğin İstanbul Ticaret Odasının gerçek kişi ticari işletmesi kayıt açıklamalarında; dilekçe, oda kayıt beyannamesi, imza beyannamesi ve vergi levhası fotokopisi yer alır. Oda kayıt beyannamesinde tacirin fotoğrafı da istenir. Bu liste, ilgili sicil ve oda işleminin belge listesidir.
İmza verisinin elektronik ortamda alınabildiği durumlarda fiziki belge sunma koşulu da değişebilir. Ticaret Bakanlığı, imza örneklerinin kamu veri tabanlarından MERSİS’e aktarılabildiğini belirtmektedir. Bu nedenle noter işlemi yaptırmadan önce ilgili sicil müdürlüğünün güncel uygulaması kontrol edilmelidir.
Yabancı uyruklu kişilerin başvurularında ise pasaport, tercüme, vergi kimlik numarası ve diğer statü belgelerine ilişkin ek koşullar ayrıca incelenmelidir.
Online Başvuru İçin Belgeler Nasıl Hazırlanmalı?
Dijital Vergi Dairesi üzerinden başvuru yapılacaksa, sisteme giriş ve kimlik doğrulama işlemlerine hazır olunmalıdır. Formda istenen kimlik, adres ve faaliyet bilgileri eksiksiz doldurulmalı; belge yüklenmesi istenen alanlarda okunabilir dosyalar kullanılmalıdır.
Hazırladığınız belgelerde özellikle şu bilgilerin tutarlılığını kontrol edin:
- Kimlik belgesindeki ad ve soyad.
- Sözleşmelerde ve başvuruda yer alan açık adres.
- Faaliyet açıklaması ve uygun NACE kodu.
- İşe başlama ve adres kullanım tarihleri.
- Temsilcinin yapacağı işlemleri kapsayan yetkilendirme.
Belgelerin net ve düzenli hazırlanması, ek bilgi taleplerine daha kolay yanıt verilmesini sağlar.
Vergi Levhası Ve Kuruluş Sonrasında Oluşan Belgeler
Vergi levhası, mükellefiyet kaydı açıldıktan sonra alınır. Vergi levhası alma yükümlülüğü bulunan yeni mükellefler, bu işlemi mükellefiyet tesisinden itibaren bir ay içinde tamamlamalıdır.
Levha, daha sonra ticaret sicili, banka veya diğer hizmet başvurularında istenebilir. Nitekim İTO’nun ilgili kayıt listesinde de vergi levhası fotokopisi bulunmaktadır.
Kuruluşun ardından e-Tebligat, defter, e-belge ve varsa SGK işlemleri de takip edilmelidir. Açılış için hazırlanan dosyanın yanında, bu süreçlerde oluşan başvuru ve sözleşmelerin de düzenli saklanması işletmenin mali takibini kolaylaştırır.
Belgelerinizi İşletmenizin İhtiyaçlarına Göre Hazırlayın
Doğru bir kuruluş dosyası; faaliyetiniz, adres seçiminiz ve başvuru yönteminiz birlikte değerlendirilerek hazırlanır. Gerekli belgelerin hangi işlem için kullanılacağının bilinmesi, hem hazırlığı kolaylaştırır hem de gereksiz evrak ve noter masraflarının önüne geçer.
BİMÜŞAVİR olarak kuruluş öncesinde ihtiyaç duyacağınız bilgi ve belgeleri belirliyor, başvurunuzu işletmenizin faaliyetlerine uygun şekilde hazırlamanıza yardımcı oluyoruz.
