BİMÜŞAVİR olarak merkez şirketinizin Türkiye’deki faaliyet planını, temsil ihtiyaçlarını ve raporlama beklentilerini değerlendiriyoruz. Şube açılışına ilişkin belge hazırlıklarını; vergi, muhasebe, SGK ve yabancı sermaye bildirimleriyle birlikte ele alarak çalışma kapsamını belirliyoruz.
Şubenin hukuki yapısı ve faaliyet kapsamı
Şube, merkez şirketin bir parçası olarak faaliyet gösterir ve ayrı bir tüzel kişilik kazanmaz. Şube üzerinden üstlenilen ticari borçlar ve edinilen haklar merkez şirkete aittir. Bu nedenle Türkiye’de yapılacak sözleşmeler, yönetim yetkileri ve mali sorumluluklar merkez şirketin yapısıyla birlikte değerlendirilir.
Şubenin faaliyet konusu, merkez işletmenin amaçlarıyla uyumlu olarak belirlenir. Türkiye’deki satış, hizmet, üretim veya dağıtım faaliyetlerinin kapsamı başlangıçta netleştirilir. İzin veya ruhsat gerektiren işler için ilgili başvuru koşulları ayrıca incelenir.
Şube tercihinin değerlendirilmesinde müşteri ilişkileri, finansman, operasyonların yönetimi ve merkez şirkete yapılacak raporlama dikkate alınır. Böylece Türkiye’deki çalışma düzeni, işletmenin genel faaliyet planıyla uyumlu biçimde oluşturulur.
Merkez şirket kararı ve kuruluş belgeleri
Şube açılışı için merkez şirketin yetkili organınca karar alınır. Şubenin adresi, faaliyetleri, ayrılacak kaynaklar ve temsilcileri bu karar ve ilgili belgeler üzerinden belirlenir.
Başvuru dosyasında genellikle şu belgeler değerlendirilir:
- Merkez şirket kayıtları: Güncel sicil kayıtları ve şirket sözleşmesi.
- Şube açılış kararı: Türkiye’de şube kurulmasına ve temsilci atanmasına ilişkin yetkili organ kararı.
- Kaynak ülke belgeleri: Merkez şirketin tabi olduğu hukuk bakımından gerekli şartları ve belgeleri gösteren kayıtlar.
- Şube bilgileri: Unvan, adres, faaliyet konusu ve şubeye ayrılan sermaye veya kaynak bilgileri.
- Temsil belgeleri: Yetkilendirme kararları, gerekli vekâletnameler, kimlik belgeleri ve imza beyanları.
Yurt dışında düzenlenen belgelerin apostil veya konsolosluk onayı ile noter onaylı Türkçe tercümeleri, uygulanacak usule göre hazırlanır. Kaynak ülke hukukuna ilişkin belge ihtiyaçları ve ilgili ticaret sicilinin başvuru şartları önceden kontrol edilir.
Türkiye’de yerleşik temsilci atanması
Merkezi Türkiye dışında bulunan işletmelerin Türkiye’deki şubeleri için yerleşim yeri Türkiye’de olan, tam yetkili bir ticari temsilci atanması gerekir. Temsil düzeni, merkez şirketin kararları ve tescil edilecek yetkiler üzerinden hazırlanır.
Temsilcinin sözleşmeler, banka işlemleri, resmî başvurular ve şubenin günlük faaliyetlerindeki görevleri açıklığa kavuşturulur. Birden fazla yetkili bulunması halinde imza ve temsil şekli de belirlenir.
Yabancı uyruklu temsilci veya yönetici görevlendirilecekse kişinin ikamet durumu, Türkiye’de yapacağı işler ve çalışma izni ya da muafiyet koşulları ayrıca değerlendirilir. Gerekli başvuruların zamanlaması, şubenin faaliyete başlama planıyla birlikte ele alınır.
Unvan, adres ve tescil işlemleri
Şubenin ticaret unvanında merkez işletme, merkezin ve şubenin bulunduğu yerler ile şube niteliği açıkça gösterilir. Adres seçilirken faaliyetlerin yürütüleceği yer, resmî bildirimlerin takibi ve varsa iş yeri kullanım koşulları değerlendirilir.
Başvuru işlemleri MERSİS üzerinden hazırlanarak gerekli belgelerle ilgili ticaret sicili müdürlüğüne sunulur. Faaliyet alanı bakımından izin veya uygun görüş gerektiren durumlar tescil dosyasında ayrıca ele alınır.
Şube için genel bir asgari sermaye şartı bulunmaz. Faaliyetlere ayrılacak kaynaklar; kira, personel, ekipman ve ilk dönem işletme giderleri dikkate alınarak planlanır. Özel mevzuata tabi faaliyetlerdeki mali koşullar ayrıca kontrol edilir.
Tescil sonrasında banka işlemleri, vergi kayıtları ve operasyonel yetkilendirmeler için kullanılacak belgeler tamamlanır.
Vergi mükellefiyeti ve beyannameler
Yabancı şirketin kanuni ve iş merkezlerinin her ikisi de Türkiye dışında bulunuyorsa Türkiye’de elde edilen kazançlar dar mükellefiyet hükümleri çerçevesinde değerlendirilir. Şube faaliyetleri için kurumlar vergisi, KDV ve geçici vergi mükellefiyetleri tesis edilir. Stopaj gerektiren işlemler bulunması halinde ilgili yükümlülükler de kayıt ve beyan düzenine alınır.
Beyanname ve ödeme takvimi, şubenin faaliyetleri ve işlem türlerine göre oluşturulur. Satışlar, hizmet gelirleri, giderler ve personel ödemeleri bu kapsamda takip edilir.
Şube kazancının merkez şirkete aktarılması vergi kesintisi yönünden ayrıca incelenir. Türkiye ile merkez şirketin mukim olduğu ülke arasında yürürlükte bir çifte vergilendirmeyi önleme anlaşması varsa ilgili hükümler ve belge koşulları değerlendirilir.
Muhasebe, merkez hesapları ve personel işlemleri
Türkiye’deki şube faaliyetlerinin muhasebe kayıtları, yerel yükümlülüklerin yerine getirilmesini ve merkez şirkete doğru bilgi aktarılmasını sağlayacak biçimde düzenlenir. Faturalar, banka hareketleri, stoklar, sabit kıymetler ve gider belgeleri düzenli olarak kayda alınır.
Merkezden aktarılan fonlar, merkeze yapılan ödemeler ve karşılıklı hesap hareketleri niteliklerine göre takip edilir. Merkezden paylaştırılan giderlerin vergi bakımından kabul koşulları ve dağıtım dayanakları ayrıca kontrol edilir.
E-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-Defter yükümlülükleri değerlendirilerek gerekli kullanım ve saklama düzeni oluşturulur. Personel istihdamında SGK iş yeri tescili, işe giriş bildirimleri, bordrolar ve prim işlemleri planlanır. Yurt dışından görevlendirilen çalışanların sosyal güvenlik durumları ayrıca incelenir.
Yabancı sermaye bildirimleri ve raporlama
Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu kapsamındaki yabancı şirket şubelerinin E-TUYS üzerinden yerine getirmesi gereken bildirimler bulunur. Yıllık faaliyet bilgileri ile sermayeye ilişkin bildirimler, ilgili süreler ve işlem türleri dikkate alınarak takip edilir.
Merkez şirketin ihtiyaçlarına göre raporların kapsamı, dili ve paylaşım sıklığı belirlenir. Türkiye faaliyetlerinin gelir ve giderleri, nakit durumu, merkez hesapları ve vergi yükümlülükleri düzenli raporlamaya alınır. Unvan, adres ve temsilci değişikliklerinin gerektirdiği sicil ve kurum bildirimleri de takip edilir.
BİMÜŞAVİR olarak şube açılışını, Türkiye’deki faaliyetlerinizi sürdürebileceğiniz muhasebe ve bilgilendirme düzeniyle birlikte planlıyoruz. Amacımız, merkez şirketin Türkiye operasyonlarını doğru mali verilerle izleyebildiği ve yükümlülüklerin düzenli takip edildiği bir çalışma yapısı oluşturmaktır.