BİMÜŞAVİR olarak işletmenizin muhasebe yapısını ve mevcut kayıtlarını değerlendiriyor; belge teslimini, hesap kontrollerini ve yaklaşan yükümlülükleri birlikte ele alarak devir sürecini planlıyoruz.
Devir kapsamının ve çalışma takviminin belirlenmesi
Devir hazırlığında işletmenin faaliyet alanı, defter tutma yöntemi, işlem hacmi ve kullandığı muhasebe uygulamaları incelenir. Son tamamlanan kayıt dönemi, verilen beyannameler ve henüz muhasebeleştirilmemiş belgeler belirlenerek teslimin kapsamı oluşturulur.
Devir tarihinden önce ve sonra yapılacak işlemlerin kim tarafından yürütüleceği netleştirilir. Özellikle kayıtların tamamlanması, beyannamelerin hazırlanması, bordro bildirimleri ve elektronik defter işlemleri bakımından görev dağılımı yazılı olarak belirlenir. Böylece yeni hizmet döneminin hangi kayıtlar ve sorumluluklar üzerinden başlayacağı açıklığa kavuşur.
Defter, belge ve muhasebe verilerinin teslimi
Teslim dosyası, işletmenin mali geçmişini ve mevcut hesap durumunu değerlendirmeye imkân verecek şekilde hazırlanır. Fiziki belgeler ile elektronik kayıtların ait oldukları dönemler belirlenir; teslim alınan dosyaların okunabilirliği ve kullanılabilirliği kontrol edilir.
İşletmenin yapısına ve hizmet kapsamına göre şu kayıtlar değerlendirilir:
- Yasal defterler: Fiziki defterler, tasdik bilgileri, elektronik defter dosyaları ve ilgili beratlar.
- Muhasebe verileri: Mizanlar, hesap dökümleri, muhasebe fişleri, yardımcı kayıtlar ve yazılımın desteklediği veri yedekleri.
- Ticari belgeler: Alış ve satış faturaları, banka ekstreleri, tahsilat ve ödeme belgeleri, müşteri ve tedarikçi hesapları.
- Beyanname dosyaları: Verilmiş beyannameler, tahakkuk fişleri, ödeme bilgileri ve düzeltme işlemlerine ilişkin kayıtlar.
- Stok ve sabit kıymet bilgileri: Stok listeleri, envanter kayıtları, sabit kıymet dökümleri ve amortisman hesaplamaları.
- Personel kayıtları: Bordrolar, puantajlar, işe giriş ve çıkış bildirimleri, SGK tahakkukları ve ilgili teşvik bilgileri.
Mesleki düzenlemeler, hizmet sözleşmesinin sona ermesi halinde alınmış defter ve belgelerin bir ay içinde tutanak düzenlenerek sahiplerine iade edilmesini öngörür. Teslim edilen kayıtların türü, dönemi ve kapsamı tutanakta belirtilir; eksik belgeler ayrıca listelenir.
Hesap bakiyelerinin ve kayıt tutarlılığının kontrolü
Devir tarihinde mevcut hesap bakiyelerinin dayanak belgeleriyle birlikte değerlendirilmesi gerekir. Banka hesapları ekstrelerle, müşteri ve tedarikçi hesapları ilgili hareket dökümleriyle karşılaştırılır. Kasa, kredi, çek ve senet hesapları ile ortaklara ilişkin hesaplar işletmenin kayıt yapısına göre incelenir.
Stoklar, sabit kıymetler, birikmiş amortismanlar ve dönemlere yayılan gelir veya giderler de kontrol kapsamına alınır. Devreden KDV, geçmiş yıl zararları ve sonraki dönemleri etkileyen diğer mali bilgiler, ilgili kayıt ve beyannameler üzerinden değerlendirilir.
Tespit edilen farklılıklar için açıklama ve destekleyici belgeler talep edilir. Yeni muhasebe düzeninde kullanılacak bakiyeler, bu kontrollerin sonuçları dikkate alınarak belirlenir.
Elektronik arşivlerin ve sistem erişimlerinin düzenlenmesi
Elektronik kayıtların devrinde dosyaların özgün formatları, dönem bilgileri ve doğrulanabilirliği önem taşır. E-Defter kapsamındaki muhafaza ve ibraz yükümlülüğü; defter ve berat dosyalarıyla birlikte elektronik muhasebe fişlerini, ilgili doğrulama verilerini ve görüntüleme araçlarını da kapsar. Bu nedenle arşivlerin erişilebilirliği ve dosya bütünlüğü devir sırasında değerlendirilir.
İşletmenin kullandığı muhasebe yazılımı, e-belge uygulamaları ve özel entegratör hizmetlerindeki kullanıcı rolleri gözden geçirilir. Gerekli erişimler, hizmet kapsamına ve işletmenin yetkilendirmesine uygun olarak düzenlenir. Yazılım değişikliği söz konusuysa veri aktarım yöntemi, dosya uyumluluğu ve yedekleme düzeni ayrıca planlanır.
Defter-Beyan Sistemi üzerinden mükellef adına işlem yapılabilmesi için gerekli aracılık ve sorumluluk sözleşmesi ile GİB bildirimleri kontrol edilir. Mali bilgilerin görüntülenmesine ilişkin yetkiler de sistemin uygulama esaslarına göre değerlendirilir.
Beyannamelerin ve devam eden işlemlerin takibi
Son verilen beyannameler, bunlara esas muhasebe kayıtları ve tahakkuk bilgileri birlikte incelenir. Yaklaşan beyan ve ödeme dönemleri belirlenerek devir takvimine işlenir. Tamamlanmamış kayıtlar veya düzeltme gerektiren konular için yapılacak işlemler ayrıca planlanır.
Vergi dairesi ve SGK yazışmaları, devam eden incelemeler, iade talepleri, taksitlendirmeler ve teşvik uygulamaları da devir dosyasında değerlendirilir. Her işlem için mevcut aşama, ilgili belgeler, takip edilecek süreler ve sorumlu kişiler belirlenir.
Geçmiş dönemlere ilişkin tespitler, dayanak belgeleri ve ilgili sorumluluklar dikkate alınarak ayrıca ele alınır. Böylece önceki dönemden devreden konuların yeni çalışma düzeninde de takip edilmesi sağlanır.
Eksik kayıtların tamamlanması ve devir sonrası çalışma düzeni
Devir sırasında belirlenen eksik belgeler ve açıklama gerektiren hesaplar için bir tamamlama listesi hazırlanır. Beyanname hazırlığını, ödeme takibini veya hesapların doğruluğunu etkileyen konulara öncelik verilir. Gerekli düzeltmeler, işlemin niteliğine ve ilgili dönemin uygulama esaslarına göre değerlendirilir.
Devir sonrasında belge paylaşım yöntemi, aylık kayıt takvimi ve mali raporlama düzeni oluşturulur. İşletmenin hangi belgeleri ne zaman ileteceği, hangi raporların hazırlanacağı ve bekleyen konuların nasıl takip edileceği başlangıçta belirlenir.
BİMÜŞAVİR olarak muhasebe devrini, işletmenizin mali kayıtlarını ve devam eden yükümlülüklerini birlikte değerlendiren bir süreç olarak yönetiyoruz. Amacımız, yeni çalışma döneminin kontrol edilmiş veriler, açık sorumluluklar ve düzenli bir takip sistemi üzerine kurulmasını sağlamaktır.