Kısa cevap: e-Fatura kesmek için önce mali mühür veya NES edinilir, e-Fatura başvurusu yapılır ve bir yararlanma yöntemi (GİB Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon) seçilir. Sonra alıcının e-Fatura kayıtlı olup olmadığı sorgulanır, fatura oluşturulur, mühürle onaylanır ve GİB sistemi üzerinden alıcıya gönderilir. Fatura, teslim veya ifadan itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir.
e-Fatura kesmek, kâğıt fatura kesmekten teknik olarak farklıdır ama mantığı aynıdır: doğru alıcı, doğru bilgi, doğru tutar ve doğru zamanda düzenleme. Farklı olan, belgenin elektronik imzalanması ve GİB sistemi üzerinden iletilmesidir. Bu yazıda, özellikle entegrasyon altyapısı olmayan işletmelerin kullandığı GİB Portal üzerinden sürecin tamamını adım adım anlatıyoruz. Özel entegratör panellerinde ekranlar farklı görünse de temel mantık aynıdır.
e-Faturanın ne olduğunu henüz öğrenmediyseniz e-Fatura nedir yazımızla başlamanızı öneririz. Kimlerin geçmek zorunda olduğunu da e-Faturaya kimler geçmek zorunda yazımızda anlattık.
e-Fatura kesmeden önce gerekenler
Fatura kesme ekranına geçmeden önce üç hazırlık tamamlanmış olmalıdır. Bunlar 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin IV.1.2 ve V.1 bölümlerinde yer alır.
- Kayıt: Mükellefin e-Fatura uygulamasına kayıtlı olması gerekir. Başvuru ebelgebasvuru.gib.gov.tr üzerinden yapılır.
- Mali mühür veya NES: Belgeyi imzalamak için gerekir. Mali mühür başvurusu mm.kamusm.gov.tr üzerinden yapılır. Tüzel kişilerde mali mühür şarttır.
- Yararlanma yöntemi: GİB Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçeneklerinden biri belirlenmiş olmalıdır.
GİB Portal, entegrasyon altyapısı olmayan küçük mükellefler için GİB'in ücretsiz web arayüzüdür. Portala mali mühür veya e-imza ile giriş yapılır. Yazılım entegrasyonu istemiyor, düşük hacimde fatura kesiyorsanız çoğu zaman en pratik seçenektir. Hacim arttığında ya da faturaları muhasebe yazılımından otomatik üretmek istediğinizde özel entegratöre geçmek gerekebilir.
Yararlanma yöntemini seçerken neye bakılır?
Üç yöntemin de hukuki sonucu aynıdır, fark kullanım kolaylığında ve maliyet yapısındadır. Seçimi yaparken aşağıdaki sorular yol gösterir.
- Ayda kaç fatura kesiyorsunuz? Az sayıda faturada GİB Portal yeterli olabilir. Fatura adedi arttıkça her faturayı elle girmek zaman kaybettirir.
- Muhasebe veya stok yazılımı kullanıyor musunuz? Yazılımınız e-Fatura üretiyorsa özel entegratör, veri girişini tekrarlamadan çalışmanızı sağlar.
- Teknik ekibiniz var mı? Doğrudan entegrasyon, kendi altyapınızı GİB sistemiyle bağlamak demektir. Bunun için yazılım ve güvenlik kapasitesi gerekir.
- Toplu fatura kesme ihtiyacınız var mı? Çok sayıda müşteriye periyodik fatura kesen işletmeler için entegratör panelleri toplu işlem imkânı sunar.
GİB Portal'da e-Fatura kesme adımları
Aşağıdaki sıra, GİB Portal mantığına göre hazırlanmıştır. Adımların sırası özel entegratör panellerinde küçük farklılıklar gösterebilir.
- Alıcı kontrolü: Alıcının VKN veya TCKN'sini e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesinde sorgulayın. Kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenecektir.
- Portala giriş: portal.efatura.gov.tr adresine mali mühür veya e-imza ile girin. Özel entegratör panellerine kullanıcı bilgileriyle girilir.
- Fatura Oluştur: Senaryoyu (Temel veya Ticari) ve fatura tipini (SATIŞ veya İADE) seçin. Sipariş ve irsaliye bilgilerini girin. İrsaliye varsa irsaliye tarihi ve numarası zorunludur.
- Alıcı bilgileri: VKN veya TCKN'yi girin. VKN girildiğinde unvan, TCKN girildiğinde ad ve soyad tam yazılır. Adres için en az mahalle veya semt, ilçe, şehir ve ülke girilir.
- Mal ve hizmet satırları: Her kalem için nevi, miktar, birim fiyat ve KDV oranını girin. Tevkifat, ÖTV gibi ek vergiler “Vergi Ekle” ile eklenir. Toplamlar sistem tarafından hesaplanır.
- Not alanı: Ticaret sicil numarası, işletme merkezi, istisna veya tevkifat açıklaması gibi zorunlu ibareleri yazın.
- Oluştur ve kontrol: “Oluştur” ile taslak kaydedilir. Onaydan sonra değişiklik yapılamayacağı için taslağı dikkatle kontrol edin.
- Onayla (imzala): Taslağı seçip mali mühür veya e-imza ile onaylayın. Kart şifresi girilir. Özel entegratörde bu adım genellikle tek tıkla yapılır.
- Gönder: Onaylı faturayı GİB sistemi üzerinden alıcıya gönderin. Giden Kutusu'ndan zarf durumunu izleyin.
- Takip: Ticari faturada 8 gün içinde alıcının kabul veya ret yanıtını izleyin. Hatalı temel faturayı 8 gün içinde İptal/İtiraz Portalı'ndan iptal edin.
- Arşiv: Gönderilen ve alınan e-Faturaları mühürlü XML haliyle elektronik ortamda saklayın.
Adımların arkasındaki mantığı bilmek, ekran farklılıklarında yolunuzu bulmanızı kolaylaştırır. Alıcı sorgusu belge türünü belirler. Senaryo seçimi alıcının yanıt hakkını belirler. Taslak aşaması hataları yakalamak için son fırsattır, çünkü onaydan sonra belge değişmez. Mühürle onay belgeye hukuki geçerlilik kazandırır. Gönderim ise belgeyi alıcının posta kutusuna ulaştırır ve iletim durumu Giden Kutusu'ndan izlenir.
Uygulamada işi kolaylaştıran bir alışkanlık, fatura keserken her seferinde aynı kontrol listesini kullanmaktır: alıcı kayıtlı mı, senaryo doğru mu, VKN veya TCKN doğru mu, KDV oranı işleme uygun mu, irsaliye bilgisi girildi mi, zorunlu ibareler notta var mı. Bu altı soruya evet cevabı verilmeden onay adımına geçmemek, iptal ve iade sayısını azaltmaya yardımcı olur. Tevkifat, istisna veya özel matrah içeren işlemlerde ise ilgili fatura tipini ve açıklama ibarelerini muhasebe kaydıyla birlikte teyit etmek gerekir.
Fatura ekranındaki önemli alanlar
Portal ekranı Fatura Bilgileri, Alıcı Bilgileri, Mal-Hizmet Bilgileri, Toplamlar ve Not bölümlerinden oluşur. Her bölümde dikkat edilmesi gereken noktalar vardır.
| Bölüm | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|
| Fatura Bilgileri | Senaryo (Temel veya Ticari) ve fatura tipi (SATIŞ veya İADE) seçilir. ETTN, yani Evrensel Tekil Tanımlama Numarası, sistem tarafından otomatik üretilir ve değiştirilemez. |
| Alıcı Bilgileri | VKN veya TCKN zorunludur. Unvan veya ad-soyad eksiksiz yazılmalıdır. Adres en az ilçe, şehir ve ülke içermelidir. |
| Mal-Hizmet Bilgileri | Nevi, miktar, birim fiyat ve KDV oranı girilir. KDV dışındaki vergiler “Vergi Ekle” ile eklenir. |
| Toplamlar | Sistem hesaplar. Yalnızca Ödenecek Tutar, yuvarlama için elle düzeltilebilir. |
| Not | Zorunlu ibareler ve açıklamalar yazılır. |
Portal kılavuzunda SATIŞ ve İADE tipleri temel tiplerdir. Özel entegratör yazılımlarında TEVKİFAT, İSTİSNA, ÖZEL MATRAH, İHRAÇ KAYITLI gibi ek tipler ve UBL-TR kılavuzundaki kodlar kullanılır. Güncel kod listesi için ebelge.gib.gov.tr'deki güncel UBL-TR kılavuzuna bakılmalıdır. Ayrıca GİB Portal Kullanım Kılavuzu'nun v1.5 sürümü Kasım 2013 tarihli olduğu için, güncel portaldaki ekran adları farklılık gösterebilir.
Süreler ve iptal işlemleri
e-Fatura sürecinde birkaç süre kritik önem taşır. Bunları tek tabloda toplayalım.
| Konu | Süre |
|---|---|
| Faturanın düzenlenmesi (VUK 231/5) | Malın teslimi veya hizmetin ifasından itibaren en geç 7 gün |
| Ticari faturada alıcının kabul veya ret süresi | 8 gün |
| Temel faturada portal üzerinden iptal talebi | Alıcıya iletim tarihinden itibaren 8 gün |
| Sistem arızası gibi olağanüstü durumların GİB'e bildirimi | 3 iş günü |
| Fatura numarası uzunluğu | 16 hane (3 birim kodu, 4 yıl, 9 sıra) |
Sürelerle ilgili pratik bir öneri, faturayı teslim veya ifa günü kesmeyi alışkanlık haline getirmektir. 7 günlük süre yasal azami sınırdır, hedef süre değildir. Ay sonuna bırakılan toplu faturalama, hem süre aşımı riskini hem de KDV beyanı dönemine kayma riskini artırır. Özellikle dönem sonuna yakın işlemlerde faturanın hangi ayın kaydına gireceği, KDV beyannamesinin doğruluğu açısından ayrıca önem taşır.
Bazı sektörlerde fatura 7 gün yerine anlık düzenlenmek zorundadır. Akaryakıt ve şarj hizmeti bunlara örnektir. Sektörünüz özel bir düzenlemeye tabiyse ilgili tebliğ ve GİB sektör kılavuzları ayrıca kontrol edilmelidir.
Hatalı faturanın iptal yolu senaryoya göre değişir. Ticari senaryoda alıcı 8 gün içinde sistem üzerinden ret yanıtı verir. Temel senaryoda ise satıcı veya alıcı, iletim tarihinden itibaren 8 gün içinde GİB e-Fatura İptal/İtiraz Portalı'ndan iptal talebi oluşturur. Karşı taraf talebi onaylarsa fatura iptal olur. 8 gün geçtikten sonra sistem talep oluşturmaya izin vermez. Bu durumda iade faturası düzenlenir.
Özel durumlar: irsaliye, ihracat ve kayıtlı alıcılar
İrsaliye yerine geçme
e-Fatura kayıtlı mükellefler arasında düzenleme tarihine ek olarak saat ve dakika gösterilir ve faturaya “İrsaliye yerine geçer.” ibaresi yazılır. Fatura teslim anında düzenlenirse e-Faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Bu yöntemi kullanacaksanız saat ve dakika bilgisini ve ibareyi atlamamak gerekir.
İhracat faturaları
Yurt dışına mal ihracı ve yolcu beraberi eşya faturaları, e-Fatura kayıtlı mükellefler tarafından 1 Temmuz 2017'den itibaren e-Fatura olarak düzenlenir. Bu faturalarda Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğü alıcı olarak seçilir. Yurt dışına hizmet faturası veya ihracat kayıtlı işlemler için ayrıntıyı ayrıca değerlendirmek gerekir.
Kayıtsız alıcı ve nihai tüketici
Alıcı e-Fatura kayıtlı değilse e-Fatura kesilemez. Nihai tüketiciye ve kayıtsız mükellefe e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bu ayrımı ayrıntılı görmek için e-Arşiv Fatura nedir yazımıza bakabilirsiniz.
Sistem arızası ve olağanüstü haller
Portala veya entegratöre erişimi engelleyen bir arıza yaşanırsa bu durum tek başına fatura düzenleme yükümlülüğünü ortadan kaldırmayabilir. Tebliğ, sistem arızası gibi olağanüstü durumların GİB'e 3 iş günü içinde bildirilmesini ister. Bu nedenle arıza anında tarih ve saat kaydı tutmak, ekran görüntüsü veya entegratör bildirimi gibi kanıtları saklamak ve teknik sorunu vakit kaybetmeden ilgili birime iletmek gerekir. Böyle bir durumda hangi belgeyle nasıl ilerleneceği konusunda emin değilseniz mali müşavirinizle görüşmeniz yerinde olur.
Dikkat edilmesi gerekenler
- Alıcı sorgusunu atlamak: Alıcının e-Fatura kayıtlı olup olmadığını kontrol etmeden e-Arşiv Fatura kesmek, yanlış belge türü düzenlenmesine yol açar.
- Taslağı gönderilmiş sanmak: Taslak faturayı mühürlemeden “gönderdim” sanmak yaygın bir hatadır. Mühürsüz belge e-Fatura sayılmaz.
- Numarayı yeniden kullanmaya çalışmak: Onaylanmış faturada hata fark edilince aynı numarayı tekrar kullanmak mümkün değildir. Yeni belge düzenlenir.
- 7 günlük süreyi aşmak: Süresinde düzenlenmeyen fatura düzenlenmemiş sayılır.
- Yanlış senaryo seçmek: Temel faturada alıcı sistem içinden ret veremez. Ticari faturada 8 gün içinde ret gelebilir. Seçimi işlemin niteliğine göre yapın.
- Kâğıt çıktıyı yanlış kullanmak: Kâğıt çıktıyı irsaliye yerine kullanırken saat-dakika bilgisi ve “İrsaliye yerine geçer.” ibaresini eklememek hatalıdır.
Fatura süreçleri, hangi yöntemi seçtiğinize göre teknik kurulum ve muhasebe kayıtlarıyla birlikte ele alınmalıdır. Başvuru, entegratör seçimi ve faturalama akışının kurulmasında destek almak isterseniz e-Fatura hizmetimizden yararlanabilirsiniz. Ayrıca gelen ve giden faturaların kaydı için muhasebe hizmetimiz de bu akışın doğal parçasıdır. Yurt dışına hizmet faturası düzenliyorsanız yurt dışına hizmet faturası nasıl kesilir yazımıza da göz atabilirsiniz.
Sonuç
e-Fatura kesmek, hazırlık aşaması tamamlandığında düzenli bir sıra izleyen bir işlemdir: alıcı sorgusu, fatura oluşturma, kontrol, mühürle onay, gönderim, takip ve arşivleme. En kritik noktalar doğru alıcı türünü belirlemek, senaryoyu doğru seçmek, onaydan önce taslağı kontrol etmek ve 7 günlük düzenleme süresine uymaktır.
Portal ekranları, UBL-TR kodları ve sektörel zorunluluklar zaman içinde değişebildiği için 2026 itibarıyla uygulanan kurallar için güncel GİB duyurularının takip edilmesi gerekir. Sürecinizi birlikte kurmak ya da mevcut akışınızı kontrol etmek isterseniz BİMÜŞAVİR ekibi olarak yanınızdayız. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve bireysel danışmanlık yerine geçmez.
Resmî kaynaklar
- GİB e-Fatura Portalı Kullanım Kılavuzu v1.5
- GİB e-Fatura İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu v1.2 (Ocak 2025)
- 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği - güncel metin (GİB)
- GİB e-Belge Başvuru - e-Fatura elektronik başvuru ekranı
- GİB e-Belge portalı - e-Fatura mevzuat ve teknik kılavuz listesi
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 231 (mevzuat.gov.tr)