e-Arşiv Fatura Nedir?

Kısa cevap: e-Arşiv Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve nihai tüketicilere düzenlenen, elektronik ortamda oluşturulan ve düzenleyene ait nüshası elektronik ortamda saklanan faturadır. Alıcıya talebine göre kâğıt veya elektronik olarak iletilir. Kâğıt faturayla aynı hukuki niteliktedir ve 2026 itibarıyla e-Arşive kayıtlı olmayan mükellefler için de GİB Portal üzerinden düzenleme zorunluluğu kapsamı genişlemiştir.

Bir işletme her müşterisine e-Fatura kesemez, çünkü e-Fatura yalnızca uygulamaya kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenir. Peki alıcı bir nihai tüketici ya da e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bir mükellefse ne olur? İşte bu noktada e-Arşiv Fatura devreye girer. e-Arşiv Fatura, e-Fatura sisteminin dışında kalan alıcılar için tasarlanmış tamamlayıcı uygulamadır.

Bu yazıda e-Arşiv Faturanın ne olduğunu, kimlerin kullanması gerektiğini, 2026 zorunluluklarını, nasıl düzenlendiğini ve nasıl raporlandığını anlatıyoruz. e-Fatura ile ilişkisini daha iyi kavramak için önce e-Fatura nedir yazımıza göz atmanız faydalı olur.

e-Arşiv Fatura nedir?

509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin IV.2.1 bölümüne göre e-Arşiv Fatura; e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen faturadır. Elektronik ortamda oluşturulur, alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik olarak iletilir ve düzenleyene ait nüshası elektronik ortamda saklanır.

e-Fatura gibi e-Arşiv Fatura da yeni bir belge türü değildir. Kâğıt “Fatura” ile aynı hukuki niteliktedir. Burada önemli bir ayrıntı vardır: alıcıya kâğıt veya elektronik olarak iletilen şekli belgenin aslıdır. Düzenleyende kalan elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. Nihai tüketiciye verdiğiniz kâğıt çıktıyı “kopya” sanmak yaygın bir yanlış anlamadır.

e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmanın ön şartı, e-Fatura uygulamasına dahil olmaktır. e-Faturaya zorunlu veya gönüllü geçen herkes e-Arşiv Faturaya da geçmek zorundadır. Ancak bu kural, e-Fatura kullanıcısı olmayanların e-Arşiv Fatura düzenlemesinin önünü kapatmaz. Bunun ayrıntısı bir sonraki bölümde anlatılıyor.

Kimler e-Arşiv Fatura düzenler?

İki farklı grup e-Arşiv Fatura düzenler. Birinci grup, e-Fatura uygulamasına dahil olan mükelleflerdir. Bunlar e-Fatura kayıtlı olmayan alıcılarına e-Arşiv Fatura keser. İkinci grup, e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına dahil olmadığı halde belirli faturaları GİB e-Belge (e-Arşiv) Portalı'ndan e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorunda olan mükelleflerdir. Bu zorunluluk 573 Sıra No.lu Tebliğ (Resmî Gazete, 12 Kasım 2024) ile getirilmiştir.

Son iki satır 589 Sıra No.lu Tebliğ'in (Resmî Gazete, 31 Aralık 2025, 33124 5. Mükerrer) sonucudur. Bu tebliğ, basit usulde vergilendirilen mükellefler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için süreleri bir yıl uzatmıştır. 589 Sıra No.lu Tebliğ metninin Resmî Gazete'deki hâliyle ayrıca teyit edilmesi önerilir. Bu eşikler ve tarihler yeni tebliğlerle değişebildiği için güncel tutar ve tarihler için GİB duyurusu kontrol edilmelidir.

Zorunluluk kapsamındaki bir işletmenin, e-Arşiv Faturaya geçmekten kaçınıp kâğıt fatura düzenlemeyi sürdürmesi yaptırım doğurur. e-Arşiv Fatura yerine kâğıt fatura düzenlenmesi veya alınması halinde, düzenleyene ve (nihai tüketici dışındaki) vergi mükellefi alıcıya her kâğıt fatura için ayrı ayrı VUK 353 özel usulsüzlük cezası kesilir. GİB ayrıca riskli mükellefleri, yazılı bildirim ve en az 3 ay süre vererek, ciroya bakmaksızın e-Arşiv Faturaya geçmeye zorlayabilir.

Günlük hayattan üç örnek

Kuralları somutlaştırmak için üç tipik durum düşünelim.

• e-Fatura mükellefi bir şirket, bireysel müşteriye satış yapıyor. Müşteri nihai tüketici olduğu için e-Fatura kesilemez. Şirket e-Arşiv Fatura düzenler, müşteri isterse kâğıt, isterse e-posta ile alır.
• e-Fatura mükellefi bir şirket, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan küçük bir mükellefe mal satıyor. Alıcı listede yer almadığı için yine e-Arşiv Fatura düzenlenir. Alıcı vergi mükellefi olduğundan bu faturayı kayıtlarında kullanır.
• Uygulamaya kayıtlı olmayan bir mükellef, 2026'da hizmet faturası kesiyor. Bilanço esasında defter tutuyorsa faturayı tutarına bakmadan GİB e-Arşiv Portalı'ndan düzenlemesi gerekir. Basit usulde ise 2026'da 3.000 TL eşiği geçerlidir.

Üç örnekte de belirleyici olan, alıcının kayıt durumu ve satıcının kendi mükellefiyet türüdür. Bu iki unsur netleşmeden hangi belgenin düzenleneceğine karar vermek doğru olmaz.

e-Arşiv Fatura nasıl düzenlenir?

Düzenleme yöntemi, mükellefin uygulamaya kayıtlı olup olmamasına göre iki ana yola ayrılır.

e-Fatura mükellefleri için

1. e-Fatura ile birlikte ebelgebasvuru.gib.gov.tr üzerinden e-Arşiv Fatura başvurusu yapılır. Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemi seçilir.
2. Alıcı e-Fatura kayıtlı değilse (kayıtsız mükellef veya nihai tüketici) fatura e-Arşiv Fatura olarak, saat ve dakika bilgisiyle düzenlenir.
3. Fatura mali mühür veya NES ile (veya izinle özel entegratör mührüyle) imzalanır.
4. Fatura, alıcının talebine göre e-posta gibi elektronik ortamda iletilir ya da kâğıda basılıp imza ve kaşe ile teslim edilir.
5. Portal dışı yöntemle düzenleyenler e-Arşiv Raporunu GİB'e gönderir. Özel entegratör bunu otomatik yapar.

Uygulamaya kayıtlı olmayan mükellefler için

1. ebelge.gib.gov.tr adresinden e-Belge Portal Uygulamalarına Giriş bölümüne girilir ve e-Arşiv Portal'a İnteraktif veya Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle giriş yapılır. Mali mühür gerekmez.
2. “Belge İşlemleri” altından “Fatura Oluştur” seçilir. Fatura tipi (Satış, İade, Tevkifat, İstisna, Özel Matrah, İhraç Kayıtlı) belirlenir.
3. Alıcı ve mal veya hizmet bilgileri girilir, “Oluştur” denir.
4. Taslaklar bölümünden fatura seçilir ve “GİB İmza” ile cep telefonuna gelen 6 haneli tek kullanımlık SMS koduyla imzalanır.
5. “İndir” ile XML ve görüntü alınır. Kâğıt çıktı ıslak imzayla teslim edilir ya da fatura elektronik iletilir.

Nihai tüketici TCKN'sini paylaşmak istemezse VKN/TCKN alanına 11111111111 girilebilir. Portal ekran adları zamanla değişebilir. GİB, e-Arşiv Portalı'nı Dijital Vergi Dairesi altına taşımıştır, dolayısıyla eski kılavuzlardaki “İnteraktif Vergi Dairesi” ifadesi güncel ekranda farklı görünebilir.

Saklama ve iptal

Düzenlenen e-Arşiv Faturalar elektronik ortamda yasal süre boyunca saklanır. Alıcıya kâğıt verilmiş olması, düzenleyenin elektronik nüshayı saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. İptal veya itiraz gerektiğinde GİB'in e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar ve İtiraz Bildirim Kılavuzu'ndaki usul izlenir. e-Arşivde sistem içi ret mekanizması olmadığı için itiraz, Türk Ticaret Kanunu'nun 18/3. maddesindeki yollarla (noter, taahhütlü mektup, telgraf, KEP) yapılır ve GİB'e bildirilir. Portaldan kesilen faturalar ise portal içinden iptal edilebilir. Süre ve ayrıntılar için güncel kılavuzun kontrol edilmesi gerekir.

e-Arşiv Faturada bulunması gereken unsurlar ve özel kurallar

e-Arşiv Faturanın zorunlu içeriği, kâğıt fatura ve e-Fatura ile benzerdir. Ancak birkaç özel kural vardır.

• Saat ve dakika: Düzenleme tarihinin yanında saat ve dakikanın gösterilmesi zorunludur.
• İletim şekli: Elektronik iletimde ayrıca kâğıda basılmasına gerek yoktur. Kâğıt teslimde baskı mükellefçe yapılabilir ve ıslak veya hazır imza ile kaşe veya damga bulunur.
• İrsaliye yerine geçme: Malın yanında kâğıt olarak verilen e-Arşiv Fatura, teslim anında ve saat-dakikalı düzenlenip “İrsaliye yerine geçer.” ibaresiyle imzalanırsa irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir.
• Raporlama: Portal dışı yöntemlerle düzenleyenler e-Arşiv Raporlarını 1 Ocak 2019'dan itibaren günlük dönemler halinde, en geç izleyen günün sonuna kadar GİB'e gönderir.

İnternet üzerinden yapılan satışlarda ise ek kurallar geçerlidir. e-Arşiv Fatura elektronik ortamda iletilmek zorundadır. Faturada satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve tarihi, taşıyıcının ad veya unvanı ile VKN veya TCKN'si, gönderim tarihi ve iade bölümü bulunur. Ayrıca “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ibaresi yazılır. Online satış yapıyorsanız bu unsurların eksiksiz olması gerekir. E-ticaret modelinde faturalama ve muhasebe düzeni için e-ticaret muhasebesi hizmetimizi inceleyebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki temel ayrım

İki uygulama birbirini tamamlar. Belge türünü alıcının e-Fatura kayıt durumu belirler. Alıcı listedeyse e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. e-Fatura GİB sistemi üzerinden iletilirken e-Arşiv Fatura alıcıya doğrudan kâğıt veya elektronik olarak ulaştırılır ve GİB'e sonradan raporlanır. Alıcının sistem içinden ret yanıtı verme mekanizması da yalnızca e-Faturanın ticari senaryosunda vardır. Karşılaştırmanın tamamını e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark yazımızda tablo halinde bulabilirsiniz.

İki uygulamanın ortak yönleri de vardır. Her ikisi de kâğıt faturayla aynı hukuki niteliktedir, aynı 16 haneli belge numarası yapısını kullanır ve elektronik ortamda, Türkiye sınırları içinde saklanır. Fark, alıcı türünde, iletim yolunda ve alıcının sistem içi yanıt hakkındadır. Bu nedenle işletmelerin muhasebe yazılımında iki belge türünü otomatik ayırt eden bir alıcı sorgusu kurması, hata riskini azaltmaya yardımcı olur.

Kayıt, başvuru ve düzenleme süreçlerinin doğru kurulması için e-Arşiv hizmet sayfamızı inceleyebilirsiniz. Faturayı nasıl kesileceğine dair e-Fatura tarafındaki adımlar için e-Fatura nasıl kesilir yazımız da yol göstericidir.

Dikkat edilmesi gerekenler

• Küçük tutarda kâğıt fatura kesmek: 2026'da e-Arşive kayıtlı olmayan bilanço esasındaki mükellefin küçük tutar diye kâğıt fatura kesmesi hatalıdır. 1 Ocak 2026'dan itibaren tutar sınırı kalkmıştır. Basit usul ve işletme hesabı için bu tarih 2027'dir.
• Saat ve dakikayı yazmamak: e-Arşiv Faturada saat ve dakika bilgisi zorunludur.
• e-Fatura kayıtlı alıcıya e-Arşiv kesmek: Her iki taraf kayıtlıysa fatura e-Fatura olmalıdır.
• İnternet satışı ibarelerini eksik bırakmak: Web adresi, ödeme ve kargo bilgileri ile ibare eksik kalmamalıdır. Fatura elektronik iletilmelidir.
• Günlük raporu göndermemek: Kendi sisteminden e-Arşiv kesen mükellef e-Arşiv Raporunu göndermelidir.
• Kâğıt nüshayı kopya sanmak: Alıcıya verilen kâğıt veya elektronik nüsha belgenin aslıdır.

Güncel olması gereken teknik noktalar da vardır. e-Arşiv paketi 27 Temmuz 2026 ve 11 Ağustos 2026'da güncellenmiş, yürürlük tarihi 14 Eylül 2026 olmuştur. Ayrıca VUK 232 zorunlu fatura düzenleme sınırı 2026 için 12.000 TL olarak belirtilmektedir. Bu tutar her yıl yeniden değerleme ile güncellendiği için güncel tutar ilgili yılın VUK Genel Tebliği'nden kontrol edilmelidir. Teknik alan değişiklikleri için güncel GİB duyurularına bakılmalıdır.

Sonuç

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sisteminin dışında kalan alıcılar için düzenlenen ve kâğıt faturayla aynı hukuki niteliği taşıyan elektronik faturadır. e-Fatura mükellefleri kayıtsız alıcılarına, uygulamaya kayıtlı olmayan mükellefler ise 2026 itibarıyla belirlenen kapsamda GİB e-Arşiv Portalı'ndan bu faturayı düzenler. Saat ve dakika bilgisi, iletim şekli ve raporlama gibi kurallar belgeyi e-Faturadan ayırır.

Zorunluluk tarihleri ve eşikler tebliğlerle değişebildiği için 2026 itibarıyla geçerli kurallar için GİB duyurularını kontrol etmek gerekir. Kendi işletmenizin hangi grupta yer aldığını ve hangi tarihte hangi yükümlülüğün başladığını birlikte değerlendirmek isterseniz BİMÜŞAVİR ekibi olarak destek olabiliriz. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve bireysel danışmanlık yerine geçmez.

Resmî kaynaklar

• 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği - güncel metin (GİB)
• 573 Sıra No.lu Tebliğ (Resmî Gazete 12/11/2024 - 32720) - 3.000 TL ve 2026 sınırsız düzenleme
• 589 Sıra No.lu Tebliğ (Resmî Gazete 31/12/2025 - 33124 5. Mükerrer) - basit usul/işletme hesabı için 1 yıl uzatma
• GİB e-Belge portalı - e-Arşiv hakkında
• GİB e-Arşiv Fatura Uygulaması infografiği (2025)
• GİB - e-Arşiv'e dahil olmayan mükelleflerce GİB Portalinden fatura düzenleme kılavuzu (Aralık 2019)
• GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzu v1.18 (raporlama)
• TÜRMOB Sirküler 02.01.2026/16-1 - 589 Sıra No.lu Tebliğ açıklaması